De acuerdo con el diccionario panhispánico del español jurídico, un expediente judicial electrónico es un conjunto de datos, documentos, trámites y actuaciones electrónicas, así como de grabaciones audiovisuales correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contenga y el formato en el que se hayan generado. Sin embargo, la legislación comparada, como es el caso de Colombia, en el Artículo 6º del Acuerdo 003 de 2015 expedido por el Archivo General de la Nación define el expediente electrónico como el “conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo”.
El acceso al expediente judicial electrónico permite la consulta telemática de la documentación asociada a un procedimiento judicial por parte de los intervinientes en el mismo y de aquellos profesionales que ostenten la defensa o representación procesal.
Índice electrónico
Al momento de conformarse un expediente judicial electrónico, el sistema digital de gestión de casos, generará de manera automática un índice electrónico, mediante el cual se garantizará la integridad del expediente.
El Consejo del Poder Judicial creará las estructuras que garantizarán la seguridad, confiabilidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información y los documentos contenidos en cada expediente judicial electrónico.
Acceso al expediente judicial electrónico
Las partes y sus representantes legales, según el artículo 37, de la Ley núm- 339-22, acreditados pueden tener acceso al expediente judicial electrónico en todo momento y sin restricción alguna. Este acceso podrá ser a través del Portal Judicial o de las salas de consulta.
El acceso a terceros del expediente judicial se debe hacer mediante solicitud por las vías correspondientes, sujeto a las formalidades que establezca la ley debiendo preservarse en todo momento las restricciones propias de los datos personales que revisten sensibilidad y que son objeto de regulación constitucional y legislativa.
Cuando fuese necesario declinar, comunicar o remitir un expediente o proceso entre tribunales en la forma establecida por el ordenamiento jurídico, la actuación tendrá lugar de conformidad con la ley que rige la materia y se aplicarán los principios propios de la Ley núm. 339-22, a fin de facilitar su tramitación de manera efectiva y eficiente por la vía electrónica para lo cual se habilitarán las herramientas tecnológicas correspondientes.
El Poder Judicial debe garantizar que la administración y publicidad de los datos personales se encuentren sometidos al marco de privacidad y preservación que reglamentan la Constitución y las leyes, en aras de evitar su acceso y divulgación pública.
Los documentos que reposen en el expediente judicial electrónico no deben ser solicitados como requisito para futuras solicitudes, siempre que no se trate de documentos cuya validez pudiera vencer o ser modificada en el tiempo.
Conformación del expediente judicial electrónico
Según el Artículo 38, del Reglamento de la Ley núm. 339-08, el expediente judicial electrónico está conformado por los documentos depositados por las partes, los productos generados por el tribunal, así como todos los demás documentos que pudieren estar vinculados al caso.
Los documentos electrónicos producidos por el tribunal, así como los remitidos en formato digital por las partes, no requerirán ser archivados de manera física.
En los casos en que se depositen documentos físicos, estos podrán ser archivados digitalmente o mantenerse en formatos físicos. En caso de ser digitalizados, serán registrados ordenadamente en el expediente judicial electrónico.
Cuando se produzca el depósito de un documento en ocasión de la celebración de la audiencia, si así lo admitiese el tribunal, se debe proceder a insertarlo inmediatamente a la plataforma digital a fin de que cada una de las partes puedan realizar la consulta que fuese de su interés, independientemente de que se tratara de los usuarios debidamente registrados.
El expediente judicial electrónico debe estar identificado mediante una carátula que contenga como mínimo: número único del caso NUC (Número Único de Caso), el asunto que dio origen al expediente, tribunal en el que se originó o de la fase o instancia anterior, fecha de inicio y de las fases o instancias subsiguientes, si las hubiere, Tribunal de la fase o instancia actual, nombre las partes y de sus representantes, entre otros datos relevantes. Cuando un caso o expediente se mueve de un tribunal a otro, debe generarse una nueva carátula.
Copia de documentos digitales
La impresión realizada en soporte papel de documentos judiciales generados y firmados electrónicamente por la secretaría del tribunal tendrá el valor y equivalencia de actas auténticas, siempre que incluyan la impresión de un código seguro de verificación que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano del Poder Judicial que lo emitió.
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