La palabra compulsa viene del verbo compulsar y es el acto de veracidad de un documento, es decir, un duplicado del documento original, certificado por un órgano judicial o administrativo de que el contenido de ambos documentos son idénticos.
Las compulsas notariales son las copias emitidas por los notarios de los actos auténticos, en las cuales debe figurar el número que le corresponda según las copias ya expedidas, e igual dato hará constar en la escritura original.
Compulsar un documento en el marco jurídico-legal es dar validez a la copia del original del mismo. Para su validación, la persona con dicho poder necesita la copia de ambos documentos (la copia y el original) para comprobar que no han sufrido ninguna modificación y que se mantengan idénticos.
Una vez compulsado el documento, se necesita de un sello que acredite su validez. Los documentos que necesitan ser compulsados suelen aquellos destinados para oposiciones, solicitud de becas, registros de administración pública …etc.
Las personas encargadas de compulsar documentos suelen ser funcionarios o notarios, aunque la elección entre unos y otros dependerá del fin para el que se tramite dichos documentos.
Mediante el proceso de compulsación de documentos se exigen tres documentos o requisitos:
- Una copia del documento original: en este caso la compulsación de documentos puede ser a través del organismo que la tramita o bien ser el solicitante quien la presente.
- Un documento acreditativo de identidad.
- Registro del documento ante el Registro Civil
- Abonar las tasas correspondientes del proceso en caso de que la entidad que expida el documento compulsado sea de carácter privado.
Los notarios, de acuerdo con el artículo 45 de la Ley núm. 140-15, al expedir copias de sus actas, certificarán en la parte superior de la hoja que la misma es fiel y conforme a su original, indicará su nombre, número de colegiatura, jurisdicción y fecha, proseguirá la transcripción in extenso del instrumento, la firma y sello del notario y la relación del registro.
Los notarios no podrán expedir copias de las actas que deban ser registradas antes de haber cumplido con esa formalidad.
Las actas relativas a transferencias, gravamen, afectación o que entrañen una actuación relacionada con inmuebles registrados, de conformidad con la Ley de Registro Inmobiliario, no serán objeto de transcripción ante la Conservaduría de Hipotecas o el Registro Civil. Para los fines de fecha cierta y oponibilidad frente a terceros, bastará con el depósito de dicha acta en el Registro de Títulos correspondiente.
Ulteriores copias
Sólo en virtud de auto del juez de la cámara o sala civil del Juzgado de Primera Instancia, por causa debidamente justificada podrán expedirse ulteriores copias que sustituyan a la primera de las actas notariales que contengan obligación de pagar sumas de dinero o entregar objetos susceptibles de valuación económica. De dicho auto se hará mención al margen de la escritura original.
Sólo podrá expedirse copias de actas notariales a terceras personas, en virtud de auto del juez de la cámara o sala civil del Juzgado de Primera Instancia, siempre que justifiquen un interés legítimo.
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