Según el artículo 30 de la Ley 140-15, el acta notarial es el instrumento público o auténtico original que redacta el notario y conserva en su protocolo, a solicitud de parte interesada, para hacer constar uno o varios hechos presenciados por él, declarados por los comparecientes, autorizado con su firma y sello.
Es notarial todo documento que sea expedido cumpliendo con las formalidades legales del instrumento auténtico y haya sido autorizado por notario activo en el ejercicio de sus funciones y dentro de su ámbito de competencia.
Identificación de las partes
Los notarios deben identificar a las partes, testigos o comparecientes mediante la presentación de sus cédulas de identidad y electoral o de cualquier otro documento destinado a la identificación de las personas cuando no estuvieren obligadas a tener aquéllas.
Redacción de las actas notariales
Las actas notariales deben cumplir con las formalidades siguientes: 1) Redactadas a máquina, computadora, en forma manuscrita o mediante cualquier otro medio electrónico que permita el impreso en soporte papel; 2) En un sólo y mismo contexto, tanto en el anverso como en el reverso; 3) En idioma español, con letra clara, sin abreviaturas, espacios en blanco, lagunas ni intervalos; 4) Se harán constar los nombres, apellidos, nacionalidad, estado civil, número de cédula de identidad y electoral; 5) En caso de extranjeros no residentes, el documento de identificación oficial permanente, y domicilio de las partes. 6) En caso de que la ley requiera testigos; estos serán dominicanos, mayores de edad y tendrán que saber leer y escribir, y residir y estar domiciliados donde tiene la jurisdicción el notario actuante; 7) Las fechas y cantidades se expresarán en letras y números, y los poderes relacionados con la actuación notarial serán anexados a la escritura original, salvo que comprendan otra operación, caso en el cual el notario lo hará constar en el acta que instrumenta; 8) Consignar en el acta, que la misma ha sido leída a las partes, y cuando fuere necesaria la asistencia de testigos, que ha sido leída en su presencia.
Declaración jurada
Las declaraciones que los comparecientes hacen ante el notario serán bajo fe de juramento y de decir la verdad. El notario advertirá que, conforme a esta ley, él o los comparecientes que declaren con falsedad, incurren en perjurio.
Toda acta notarial será firmada en todas sus hojas por los comparecientes, los testigos, si fueren requeridos por la ley, y el notario, y deberá expresar el día, mes y año en que la misma fue escriturada.
Sello notarial
A todas las hojas les será estampado el sello del notario el cual será circular, con el Escudo Nacional al centro, que en la parte superior dirá el nombre completo del notario, en la parte inferior la jurisdicción de competencia y debajo del Escudo el número de la colegiatura otorgada por el Colegio Dominicano de Notarios.
Firma Digital
En lo que se refiere al documento digital y firmas digitales, se reconoce los alcances establecidos por la ley nacional que trata sobre comercio electrónico, documentos y firmas digitales, normas complementarias y reglamento de aplicación. La Suprema Corte de Justicia ha reglamentado todo lo relativo al procedimiento para el uso de los documentos y firmas digitales en ocasión del ejercicio de la función notarial.
Incapacidad para firmar
Cuando los comparecientes no sepan o no puedan firmar estamparán sus huellas digitales o dactilares. Se entiende por éstas, la impresión con tinta indeleble de las yemas de los dedos pulgares de ambas manos, si fuere imposible, las yemas de otros dos dedos de la mano; si fuere imposible imprimir las huellas digitales, el notario hará constar en acta la causa del impedimento.
En todos estos casos este oficial público se asistirá de por lo menos dos testigos, libres de tachas y excepciones de ley.
Omisión de palabras
Las palabras omitidas en el texto del acta notarial serán escritas al margen, cercano a la línea a la cual correspondan y serán salvadas de puño y letra al final del acta, antes de su firma, y la de los comparecientes y de los testigos si fuere requerido. Si en razón del número no pueden escribirse al margen, se colocarán al final del acta y serán firmadas por los comparecientes y los testigos si fueren requeridos en señal de aprobación.
Cuando se hayan omitido en una misma hoja más de tres palabras en una línea, o cuando en una misma hoja se hayan omitido palabras en más de dos líneas, no podrá enmendarse la hoja, por tanto, deberá el acto redactarse de nuevo.
Las notas al margen deberán ser firmadas por los comparecientes, los testigos, si fueren requeridos, y el notario, a pena de nulidad del acta. No podrá haber en el acta palabras enmendadas, ni interlíneas, ni adiciones en su cuerpo. En caso de que se incurra en esta práctica las enmiendas, las interlineadas y agregadas se considerarán nulas.
Idioma
Cuando comparezcan personas que no sepan el idioma español éstas harán sus declaraciones al notario a través de dos testigos que conozcan el o los idiomas de las partes. Estos testigos suscribirán el acta conjuntamente con las partes y el notario, quien hará constar todas estas incidencias en el acta y la conformidad expresada por los comparecientes.
Cuando en un acta notarial hubiere que insertar párrafos, frases o palabras de un idioma distinto al español, se incorporará inmediatamente su traducción y se explicará lo que el otorgante entiende por ellas.
Condiciones especiales
Cuando se trate de un compareciente no vidente el notario procederá a leerle el acta en alta y clara voz, con la asistencia de dos testigos, de conformidad con la ley, circunstancia que se hará constar en el documento.
En el caso de que el compareciente sea sordomudo y no sepa leer ni escribir en el sistema común, se procurará la asistencia de dos testigos, de conformidad con la ley, circunstancia que se hará constar en el documento.
Características del papel
Las actas notariales deben ser redactadas en un papel de buen calibre que garantice durabilidad y sus dimensiones serán de veinte centímetros de ancho por treinta centímetros de largo.
Inmuebles
En cuanto a los requisitos de forma, las actas notariales relativas a inmuebles o derechos registrados se regirán por las disposiciones establecidas por la Ley de Registro Inmobiliario, el Reglamento General de Registros de Títulos y las normas complementarias.
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