Presentación de propuestas
Las ofertas se presentarán por escrito en sobres cerrados que posean la seguridad apropiada para garantizar la confidencialidad de las mismas hasta el momento de la apertura, dentro de los plazos establecidos de acuerdo con los requerimientos del Pliego de Condiciones Específicas.
A partir de la hora fijada como término para la recepción de las ofertas no podrán recibirse otras, aun cuando el acto de apertura no se haya iniciado. Las recibidas fuera de término deberán ser rechazadas sin más trámite.
Ninguna oferta presentada en término podrá ser desestimada en el acto de apertura. Las que fueren observadas durante el acto de apertura se agregarán para su análisis por parte de los peritos designados.
Las ofertas que se entreguen estarán identificadas en dos (2) sobres por separado; el primero identificado como oferta técnica, el cual contendrá los elementos de solvencia, idoneidad, capacidad y la oferta técnica del oferente. El segundo sobre identificado como oferta económica, el cual sólo se considerará cuando el oferente hubiera alcanzado la calificación requerida en el Pliego de Condiciones Específicas en la evaluación de las ofertas técnicas. En este último sobre se adjuntará la oferta económica y la garantía de seriedad de la oferta.
El notario público actuante en presencia del Comité de Compras y Contrataciones debidamente conformado, en acto público y en el lugar, fecha y hora fijada procederá a la recepción de las ofertas técnicas “Sobre A” y económicas “Sobre B”, de conformidad con el procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones Específicas, certificará el contenido de la oferta técnica “Sobre A” e invitará a los oferentes, representantes legales o agentes autorizados a hacer sus observaciones.
El notario público actuante preparará el Registro de Participantes, conforme al orden de llegada de los oferentes.
El notario público actuante entregará las ofertas técnicas “Sobre A” al Comité de Compras y Contrataciones y las ofertas económicas “Sobre B”, sin abrir, al Consultor Jurídico en su calidad de Asesor Legal del Comité de Compras y Contrataciones, quien las mantendrá bajo su custodia y garantizará por los medios que sean necesarios que los “Sobres B” no sean abiertos hasta el día fijado para su apertura y lectura, conforme al cronograma de actividades. El notario público actuante preparará el acta notarial y clausurará el acto.
Evaluación de propuestas
El Comité de Compras y Contrataciones procederá a designar a los peritos responsables de evaluar las ofertas técnicas, mediante el mismo acto administrativo por el que se apruebe el procedimiento de selección y los Pliegos de Condiciones Específicas.
Se deberá entregar a cada uno de los peritos designados una copia de las ofertas técnicas, para que por separado procedan a realizar el análisis y evaluación de las mismas, con apego irrestricto a los criterios de evaluación establecidos en el Pliego de Condiciones Específicas, Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
En todo caso, para la evaluación de las ofertas técnicas se respetará, como principio general, que las credenciales que demuestren las calificaciones profesionales y técnicas, que aseguren la competencia, capacidad financiera y experiencia, serán únicamente objeto de habilitación de proponente y en ningún caso serán calificadas. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
En los procesos para la selección de consultoría se evaluará la experiencia específica del oferente, la del equipo de trabajo, su formación académica, así como valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto.
Los peritos designados no podrán tener conflicto de intereses con los oferentes.
Los peritos bajo consenso deben emitir su informe preliminar con todo lo justificativo de su actuación, luego de superado el período de subsanación de ofertas técnicas “Sobre A”, conforme lo establece el Cronograma de Actividades del Pliego de Condiciones Específicas y lo remite al Comité de Compras y Contrataciones a los fines de su revisión y aprobación.
Subsanaciones
Se considera que una oferta se ajusta sustancialmente a los Pliegos de Condiciones, Especificaciones Técnicas y/o a los Términos de Referencia, cuando concuerda con todos los términos y especificaciones de dichos documentos, sin desviaciones, reservas, omisiones o errores significativos. La ausencia de requisitos relativos a las credenciales de los oferentes es siempre subsanable.
La determinación de la Entidad Contratante de que una oferta se ajusta sustancialmente a los documentos del proceso se basará en el contenido de la propia oferta, sin que tenga que recurrir a pruebas externas.
Siempre que se trate de errores u omisiones de naturaleza subsanable entendiendo por éstos, generalmente, aquellas cuestiones que no afecten el principio de que las ofertas deben ajustarse sustancialmente a los Pliegos de Condiciones, Especificaciones Técnicas y/o a los Términos de Referencia, la Entidad Contratante podrá solicitar que, en un plazo breve, el oferente/proponente suministre la información faltante.
Cuando proceda subsanar errores u omisiones se aceptará, en todos los casos, bajo el entendido de que la Entidad Contratante tendrá la posibilidad de contar con la mayor cantidad de ofertas válidas posibles y de evitar que, por
cuestiones formales intrascendentes, se vea privada de optar por ofertas serias y convenientes desde el punto de vista del precio y la calidad.
No se podrá considerar error u omisión subsanable, cualquier corrección que altere la sustancia de una oferta para que se la mejore.
Para fines de subsanaciones, los errores aritméticos serán corregidos de la siguiente manera:
a) Si existiere una discrepancia entre una cantidad parcial y la cantidad total obtenida multiplicando las cantidades parciales, prevalecerá la cantidad parcial y el total será corregido.
b) Si la discrepancia resulta de un error de suma o resta, se procederá de igual manera; esto es, prevaleciendo las cantidades parciales y corrigiendo los totales.
c) Si existiere una discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras. Si el oferente no acepta la corrección de los errores, su oferta será rechazada.
La Entidad Contratante rechazará toda oferta que no se ajuste sustancialmente a los Pliegos de Condiciones Específicas/ Especificaciones Técnicas y/o a los Términos de Referencia. No se admitirán correcciones posteriores que permitan que
cualquier oferta, que inicialmente no se ajustaba a dichos pliegos, posteriormente se ajuste a los mismos, sin perjuicio del cumplimiento del principio de “subsanabilidad”.
El Comité de Compras y Contrataciones aprobará, si procede, el informe definitivo de evaluación de ofertas técnicas “Sobre A”, y emitirá el acta correspondiente, ordenará a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones la notificación de los resultados definitivos del proceso de evaluación y validación de ofertas técnicas “Sobre A” y con ello los oferentes habilitados para la apertura y lectura de sus ofertas económicas “Sobre B”.
El día y la hora fijada para la apertura de las ofertas económicas “Sobre B”, el notario público actuante en presencia del Comité de Compras y Contrataciones debidamente conformado y de la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, en acto público y en el lugar, fecha y hora fijada, procederá a la verificación de la integridad de las propuestas económicas “Sobre B”, verificando que las mismas no han sido violadas, solicitando a los oferentes que certifiquen su conformidad.
De inmediato procederá a la apertura y lectura de las mismas de acuerdo a las condiciones fijadas, elaborará el acta notarial, incluyendo las observaciones realizadas durante el acto de apertura y lectura por parte de los oferentes, sus representantes legales o agentes autorizados, y en caso de conformidad, clausurará el acto.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones generará el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios y lo remitirá a los peritos para la evaluación de ofertas económicas “Sobre B”.
Los peritos procederán a la evaluación de las ofertas económicas “Sobre B” conforme a los criterios de evaluación establecidos y prepararán el informe con la recomendación de adjudicación al Comité de Compras y Contrataciones para su aprobación. El mismo deberá contener todo lo justificativo de su actuación.
El Comité de Compras y Contrataciones procederá a la verificación y validación del informe de recomendación de adjudicación, conocerá las incidencias y si procede, aprobará el mismo y emitirá el acta contentiva de la resolución de adjudicación.
Cuando habiéndose realizado un procedimiento de selección, la menor oferta económica obtenida supere el máximo establecido por el umbral correspondiente para ese procedimiento, se podrá continuar con el proceso de selección y adjudicación siempre y cuando dicha variación no sea superior al diez por ciento (10%).
Las entidades contratantes deberán publicar oportunamente en el Portal Administrado por el Órgano Rector y en el portal institucional, los resultados de sus procesos de compra o contratación. Asimismo, deberán publicar la resolución fundada que declare la declaración de desierto del procedimiento.
La Entidad Contratante adjudicará mediante acto administrativo debiendo notificarlo al adjudicatario y al resto de los participantes, en un plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del acta de adjudicación. En dicho acto administrativo deberán especificarse los criterios de evaluación que, estando previamente definidos, hayan permitido al adjudicatario obtener la calificación de oferta más conveniente.
El acto administrativo de adjudicación deberá identificar además el reporte de lugares ocupados de las ofertas de todos los participantes.
La Entidad Contratante no podrá adjudicar una oferta que no cumpla con las condiciones y requisitos establecidos en los Pliegos de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas y Términos de Referencia.
No podrán adjudicarse ofertas de oferentes que se encuentren inhabilitados para contratar con las entidades contratantes.
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