Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
De acuerdo con el artículo 3 de la Ley núm 32-23, la factura electrónica es el documento que registra la existencia, magnitud y cuantificación de hechos o actos jurídicos de contenido económico, financiero o patrimonial, que se emite, valida y se almacena en forma electrónica y que cumple en todas las situaciones ante todos los actores con los mismos propósitos que una factura en papel, tanto para los emisores y receptores como para terceros interesados.
A partir de la entrada en vigencia de la mencionada ley el uso de la factura electrónica es obligatorio en todo el territorio de la Republica Dominicana. Si existen contingencias debidamente establecidas se puede hacer uso de facturas en papel.
Validez, eficacia y fuerza probatoria de la factura electrónica
El artículo 5 de la Ley núm. 32-23, dispone que la factura electrónica tiene validez, eficacia y fuerza probatoria y no se le negaran efectos jurídicos ante todas las situaciones para las que aplique y ante todos los actores del proceso, ya sea en los ámbitos comercial, civil, financiero, logístico y tributario o cualquier otro, siempre que cumpla con los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad a que se refieren la ley y en la Ley núm.126-02, del 4 de septiembre de 2002, sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales.
Todos los emisores de facturas electrónicas en el país deberán:
1) Estar reconocidos y autorizados como tales por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII); y
2) Disponer de un certificado digital para Procedimiento Tributario, emitido y firmado de manera digital, por una entidad de certificación autorizada por el INDOTEL o de un certificado con vinculo institucional que identifique a un suscriptor durante el período de vigencia del certificado y que se constituye en prueba de que el suscriptor es fuente u originador del contenido de un documento digital o mensaje de datos que incorpore su certificado asociado.
La entidad de certificación es la institución o la persona jurídica autorizada conforme a lo establecido en la Ley núm.126-02, del 4 de septiembre de 2002, sobre el Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales y en las normativas vigentes emitidas por el INDOTEL.
El Certificado Digital de Persona Física para Procedimiento Tributario de que dispone el contribuyente, deberá ser conservado en un dispositivo seguro bajo el control exclusivo de la persona que lo usa o propietario. La DGII no almacenará los certificados digitales de personas físicas para procedimiento tributario que son propiedad de los contribuyentes.
Las firmas digitales de las facturas electrónicas sustentadas por certificado digital, suplen los requisitos probatorios de la firma ológrafa o manuscrita y sello comercial.
Firma digital y envío de la factura electrónica
Una vez firmadas de manera digital y enviadas a la DGII, las facturas electrónicas no se podrán modificar.
Validación de la factura electrónica
Toda factura electrónica emitida en República Dominicana debe cumplir con el formato estándar establecido por la DGII, el cual será validado por los sistemas informáticos de envío y recepción y solo serán admisibles cuando cumplan con esta validación.
Las facturas electrónicas serán remitidas a la DGII y al receptor electrónico, a través de aplicativos electrónicos conectados a internet y en un archivo de lenguaje marcado extensible, que consiste en un registro de texto sin formato que utiliza una serie de etiquetas personalizadas con la finalidad de describir tanto la estructura como otras características del documento denominado XML.
La factura electrónica tendrá una Representación Impresa (RI) del E-CF, que será entregada, de manera excepcional, a los receptores no electrónicos, o a los receptores electrónicos cuando se encuentran en contingencia, para que puedan probar y reportar sus transacciones de compras ante la DGII y terceros, así como sustentar crédito fiscal o consumo, y conservar los indicados documentos según lo establece la legislación vigente.
Los requisitos de los formatos de RI correspondientes a cada tipo de comprobante electrónico serán definidos por normativa separada emitida por la DGII, sin
desmedro del diseño de imagen y colores particulares que le agregue el emisor o el medio de impresión seleccionado, así como las vías por las cuales el emisor y receptor acuerdan la entrega.
La DGII podrá modificar la versión del formato estándar o el tipo de lenguaje de intercambio de información en función de la evolución de las tecnologías, otorgando a los contribuyentes un plazo razonable para su adecuación, según establezcan los reglamentos y normas complementarias.
Validación y certificación del contenido de la factura electrónica
La DGII es la autoridad competente de validación y certificación del contenido y de la certeza de la factura electrónica.
La DGII podrá otorgar, a requerimiento de los tribunales y terceros legitimados que han participado de la operación comercial, una certificación que acredite el contenido de la factura electrónica que consta en el sistema fiscal de facturación electrónica que ha sido recibida con altas capacidades criptográficas asociadas al uso de certificados digitales cifrados durante la transmisión de esta a través de Internet, según lo dispuesto por la Ley núm. 11-92, del 16 de mayo de 1992, que aprueba el Código Tributario de la República Dominicana.
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