La Convenio sobre Relaciones Diplomáticas define las cartas credenciales como un documento que el jefe del Estado acreditante dirige al jefe del Estado receptor comunicándole el nombramiento de determinada persona como jefe de la misión diplomática. Previamente se habrá obtenido el plácet.
Una carta credencial (generalmente, se usa en plural: cartas credenciales) es una carta formal usualmente enviada por un jefe de Estado a otro que otorga formalmente acreditación diplomática a un individuo (usualmente un diplomático) para ser su embajador en el país del jefe de Estado que recibe la carta. Una carta de retirada es, por el contrario, una carta enviada por un jefe de Estado a otro mediante la cual se retira a un embajador, como un medio de protesta diplomática o porque el diplomático ha sido reasignado a otro lugar y va a ser reemplazado por otro enviado.
Las Copias de estilo son una copia de las Cartas Credenciales. En esa reunión, se fija la fecha para ceremonia solemne de entrega de las Cartas Credenciales al Jefe de Estado, y se facilita toda la información sobre la audiencia con el Jefe de Estado y su correspondiente protocolo.
El artículo 13 del Convenio de Viena sobre Relaciones Diplomáticas, de 18 de abril de 1961, dispone que se considerará que el jefe de la Misión Diplomática -normalmente embajador- ha asumido sus funciones en el Estado receptor desde el momento en que haya presentado sus «cartas credenciales» o en que haya comunicado su llegada y presentado copias de estilo de sus cartas credenciales al Ministerio de Relaciones Exteriores o al Ministerio que se haya convenido, según la práctica en vigor en el Estado receptor, que deberá aplicarse de manera uniforme.
Las «cartas credenciales» son un documento dirigido, en términos solemnes y rituales o protocolarios, por el Jefe del Estado acreditante al Jefe del Estado receptor, conteniendo el nombre y títulos de la persona nombrada como embajador y el ruego de que se le considere como representante legítimo del Estado que expide el documento.
Antes de proceder a expedir las cartas credenciales nombrando un embajador o jefe de Misión Diplomática, el Estado acreditante debe solicitar para esta persona concreta el «placet» del Gobierno del Estado receptor, mediante nota verbal o nota firmada a la que se acompaña un breve «currículum» de la persona propuesta. El «placet» es la declaración del Estado receptor de que no tiene inconveniente alguno el nombramiento de una persona como jefe de la Misión Diplomática o embajador.
El artículo 4 del Convenio de Viena establece que el Estado acreditante deberá asegurarse de que la persona que se proponga acreditar como jefe de la Misión ante el Estado receptor ha obtenido el asentimiento de ese Estado. Aunque no es frecuente la denegación del «placet», si esto ocurre, el Estado receptor no está obligado a expresar al Estado acreditante los motivos de su negativa a otorgar el asentimiento.
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