La firma electrónica en el Poder Judicial se utilizará tanto en sus funciones jurisdiccionales como en sus labores administrativas. La misma aplica a las juezas, jueces y demás servidores(as) judiciales. La implementación de esta Política no reemplaza los procesos y procedimientos existentes en las labores institucionales establecidas en las normativas vigentes.
Objetivo
Establecer en el Poder Judicial las condiciones generales aplicables en la creación de documentos firmados electrónicamente, el valor que la institución le otorga a esos documentos, así como los mecanismos disponibles para la verificación de la legitimidad de estos documentos por parte de terceros.
Protocolo Digital de las Decisiones del Poder Judicial
Todos los documentos firmados electrónicamente como resultado de la implementación de esta Política serán válidos luego de haber concluido todos los procesos de firma, validación de firma y que sean incorporados a los repositorios digitales del Poder Judicial. Los repositorios digitales serán replicados el número de veces necesario para garantizar la seguridad y perpetuidad de los documentos. En el caso de los documentos resultados de la labor Judicial de la institución el repositorio tendrá un orden secuencial. Esta colección de documentos digitales será denominada “Protocolo Digital de las Decisiones del Poder Judicial”.
Firmas y Sellos Electrónicos a Usar
Mediante los mecanismos descritos en esta Política, el Poder Judicial implementará una firma electrónica para sus servidores(as) judiciales, la cual permitirá:
a. Estar vinculada al firmante de manera única. La Dirección General de Administración y Carrera Judicial será el área autorizada para crear y entregar las credenciales a los(as) servidores(as) judiciales que podrán firmar electrónicamente.
b. Identificar al firmante. La Dirección General de Administración y Carrera Judicial mantendrá en un sistema seguro el registro de los nombres, puestos o calidades de todas las personas habilitadas a firmar electrónicamente.
c. Asegurar que solo las credenciales del firmante han sido las utilizadas para firmar electrónicamente el documento. Los(as) servidores(as) judiciales serán instruidos(as) en el manejo de las credenciales que les han sido entregadas y en las responsabilidades que tienen para mantener su uso exclusivo.
Etapas en la Firma de un Documento
Todo documento a ser firmado electrónicamente en el Poder Judicial deberá seguir un orden de firmas, según lo estipulado por la norma aplicable y/o los manuales de procedimientos del Poder Judicial.
Una vez concluidas las firmas por parte de los(as) servidores(as) judiciales el documento será sellado electrónicamente. Esta etapa de sellado tiene lugar de manera automática y se hace solo sobre los documentos que han concluido exitosamente la etapa de firma electrónica de los(as) servidores(as) judiciales. El documento que se sella electrónicamente lleva apostado un resumen de la etapa de firmas, así como información relevante del proceso de validación de firma. Todo documento que se firme electrónicamente en el Poder Judicial es integrado automáticamente a los repositorios digitales correspondientes.
Valor de los Documentos Firmados Electrónicamente
El proceso de firma electrónica del Poder Judicial culmina con el Sello Electrónico Cualificado. Los documentos sellados electrónicamente y que estén incorporados en los repositorios digitales como definidos en esta Política son verídicos y tienen valor de original.
Protocolo para Emitir Certificaciones
El Protocolo Digital de las Decisiones y los Repositorios Digitales correspondientes son la única fuente válida consultable por los(as) servidores(as) judiciales, legalmente competentes del Poder Judicial, al momento de responder a las solicitudes de certificaciones o emisión de copias sobre cualquier documento firmado electrónicamente en el Poder Judicial.
Verificación de un Documento Firmado Electrónicamente
Todos los documentos firmados electrónicamente por el Poder Judicial serán solamente formato PDF. En ese formato la verificación del documento se logrará mediante las funciones de firmas incluidas en el lector de PDF. Cualquier usuario mediante el lector de PDF podrá verificar la siguiente información: a. El Sello Electrónico Cualificado del Poder Judicial, b. La validez de la identidad del firmante, c. La ausencia de modificaciones en el documento posteriores al Sello Electrónico Cualificado y, d. El origen de los elementos de confianza es de una de las autoridades competentes.
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