El expediente electrónico, según el artículo 4. 7, de la Ley 339-22 sobre Uso de Medios Digitales, es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. El Expediente Digital, también conocido como Expediente Electrónico, es una herramienta de gestión de expedientes que permite potenciar los procesos, administrar el acceso a la información y digitalizar los archivos originales, creando un stock documental, evitando las copias redundantes, minimizando la cantidad de papel a archivar y estableciendo un relacionamiento más eficaz entre los organismos del Estado.
Beneficios de Expediente Digital
- Transparencia y acceso: aumenta la transparencia de las actuaciones de la Administración Pública y potencia el acceso a la información. En todo momento permite conocer la ubicación actual del expediente, quién lo está trabajando y la última fecha de pase.
- Eficiencia y eficacia: se optimizan los tiempos de procesamiento y respuesta a la ciudadanía. El pasaje de una oficina a otra del expediente en formato digital es inmediato. A su vez, permite identificar claramente el trabajo realizado y lo que está pendiente, colaborando en la distribución de las tareas dentro de cada oficina.
- Seguridad: mayor seguridad en el intercambio de la información. Sólo las personas autorizadas pueden acceder al expediente. Respaldo automático de los documentos, protección de datos sensibles y clasificación de expedientes.
- Disminución de costos: el contenido del expediente está disponible en formato digital y se reduce el uso del papel a los casos estrictamente necesarios. Además, se genera un ahorro de costos en traslados del expediente, ya que la información se envía de una oficina a otra de forma digital.
- La Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico tiene por objeto establecer la estructura de los expedientes electrónicos, que incluye documentos electrónicos, índice electrónico, firma electrónica y metadatos mínimos obligatorios, así como las especificaciones para los servicios de remisión y puesta a disposición.
- La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos trata también los aspectos relativos a la gestión y conservación de los expedientes electrónicos.
Documento electrónico:
Un Documento electrónico es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
- La Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico tiene por objeto establecer los componentes del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su intercambio.
- La Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos tiene por objeto establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos.
- La Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos tiene por objeto establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos.
En Santo Domingo, República Dominicana tenemos el equipo de abogados más completo y efectivo para asesorarle en temas de derecho judicial. Aquí en Carlos Felipe Law Firm S.R.L. le brindamos una sesión de asesoría jurídica exacta y oportuna. En Carlos Felipe Law Firm S.R.L. evaluamos tu caso, analizando y estableciendo las posibilidades reales de éxito, conforme con la Constitución y las leyes del país. Comunicamos con lenguaje diáfano, sencillo, y oportuno, las mejores acciones y estrategias a seguir para resolver la situación o conflicto que le atañe.
