En los procedimientos de compras menores y compras directas, de bienes y servicios, la contratación podrá formalizarse mediante una orden de compra o una orden de servicio, según corresponda, para los demás casos, la contratación deberá
formalizarse a través de contratos.
Las contrataciones de obras quedarán perfeccionadas cuando se reciba la obra definitiva.
Las que sean efectuadas a través de órdenes de compra y órdenes de servicio quedarán perfeccionadas en el momento de notificarse la recepción de conformidad de las mismas.
La orden de compra deberá ajustarse en su forma y contenido al modelo estándar que determine la Dirección General de Contrataciones Públicas y deberá contener las estipulaciones básicas de la contratación.
El contrato/orden de compra/ orden de servicio deberá celebrarse en el plazo que se indique en los respectivos Pliegos de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, el cual no deberá ser mayor a veinte (20) días hábiles, desde la fecha de notificación de la adjudicación.
El contrato/orden de compra/ orden de servicio que se suscriba, deberá difundirse a través del portal del Órgano Rector y en el portal institucional.
Las instituciones públicas contratantes no podrán comprometerse a entregar, por concepto de avance, un porcentaje mayor al (20%) del valor del contrato, y los pagos restantes deberán ser entregados en la medida del cumplimiento del mismo.
En ningún caso los contratos podrán prever exoneraciones relativas al Impuesto sobre la Renta. En la situación de que no se llegare a suscribir el contrato con el primer adjudicatario, por causas imputables al mismo, los peritos, a pedido de la máxima autoridad de la Entidad Contratante, podrán examinar las demás propuestas, con el objeto de determinar la más conveniente para los intereses institucionales y proceder a la adjudicación, según el orden de mérito o el reporte de lugares ocupados.
Formarán parte del contrato de obra pública:
a) El Pliego de Condiciones Específicas y sus anexos.
b) Cronograma de entrega de las cantidades adjudicadas.
Garantías
Para garantizar el fiel cumplimiento de sus obligaciones los oferentes, adjudicatarios y contratistas deberán constituir garantías en las formas y por los montos establecidos en el presente Reglamento.
Los oferentes o los adjudicatarios deberán constituir las siguientes
garantías:
a) De seriedad de la oferta: Uno por ciento (1%) del monto total de la oferta.
b) De fiel cumplimiento del contrato: Cuatro por ciento (4%) del monto total de la adjudicación.
c) De buen uso del anticipo: por el equivalente a los montos que reciba el adjudicatario como adelanto.
d) Para las MIPYMES, la de fiel cumplimiento de contrato: Uno por ciento (1%) del monto total de la adjudicación.
Cuando se soliciten las citadas garantías el Pliego de Condiciones/Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia deberán establecer el monto, plazo de vigencia y la moneda en que deberán constituirse las mismas.
La garantía de seriedad de la oferta será de cumplimiento obligatorio y vendrá incluida dentro del sobre contentivo de la oferta económica. La omisión en la presentación de la garantía de seriedad de la oferta, cuando la misma fuera insuficiente, o haya sido presentada en otro formato que no haya sido el exigido por la Entidad Contratante, significará la desestimación de la oferta sin más trámite.
La garantía de fiel cumplimiento del contrato se mantendrá vigente hasta la liquidación del contrato y la de mantenimiento de la oferta durante el plazo de validez de la misma. En el caso de la prestación de servicios y la contratación de obras la garantía de fiel cumplimiento asegurará, además, el pago de las obligaciones laborales y
sociales de los trabajadores del contratante.
La Entidad Contratante podrá elegir la forma de la garantía y establecerlo en el Pliego de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.
Cuando la cotización se hiciere en moneda extranjera, el importe de la garantía se calculará sobre la base del tipo de cambio vendedor del Banco Central de la República Dominicana vigente al cierre del día anterior a la fecha de constitución de la garantía.
La garantía de fiel cumplimiento de contrato deberá ser obligatoriamente integrada por los adjudicatarios cuyos contratos excedan el equivalente en pesos dominicanos de US$10.000,00, en el plazo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la notificación de la adjudicación.
Si la garantía de fiel cumplimiento no fuere entregada dentro del plazo indicado, la Entidad Contratante podrá aplicar las sanciones que corresponda y adjudicar el contrato definitivo al oferente siguiente mejor evaluado.
El adjudicatario de un proceso deberá contratar seguros que cubran los riesgos a que estén sujetas las obras. Tales seguros permanecerán en vigor hasta que la autoridad correspondiente compruebe que el adjudicatario ha cumplido con las condiciones del contrato, extendiéndoles la constancia para su cancelación.
Las garantías responderán a los siguientes conceptos:
a) De cumplimiento de las formalidades requeridas.
b) De cumplimiento de las obligaciones necesarias para el cierre de la operación.
c) De las obligaciones derivadas del contrato.
d) De los gastos originados al organismo contratante por demora del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones y de los daños y perjuicios ocasionados al mismo, con motivo de la ejecución del contrato o en el supuesto de incumplimiento del mismo.
e) En el contrato de suministro, la garantía responderá por la existencia de vicios o defectos de los bienes y servicios suministrados, durante el plazo de garantía que se haya previsto en el contrato.
Serán devueltas de oficio:
a) Las garantías de seriedad de la oferta, tanto al adjudicatario como a los demás oferentes participantes una vez integrada la garantía de fiel cumplimiento del contrato.
b) Las garantías de fiel cumplimiento del contrato, una vez cumplido el mismo a satisfacción de la entidad contratante, cuando no quede pendiente la aplicación de multa o penalidad alguna.
c) La de buen uso de anticipo: La cual se irá reduciendo en la misma proporción en que se vayan pagando las cubicaciones correspondientes.
La Entidad Contratante podrá eximirse de solicitar la garantía de fiel cumplimiento de contrato para aquellos contratos que no sean de cumplimiento sucesivos.
La Entidad Contratante solicitará a todos los oferentes la misma garantía, no pudiendo establecer diferencias entre los distintos oferentes.
Recepción y gerenciamiento de contrato
El encargado de almacén y suministro debe recibir los bienes de manera provisional, hasta tanto verifique que los
mismos corresponden con las características técnicas de los bienes adjudicados.
Cuando se trate de obras o servicios el departamento técnico correspondiente debe verificar que las obras o servicios ejecutados cumplen con los requerimientos y plazos establecidos en el Pliego de Condiciones Específicas/Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencias.
Si las obras, bienes, o servicios son recibidos conforme y de acuerdo a lo establecido en los Pliegos de Condiciones Específicas/ Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencias, en el contrato u orden de compra o de servicio, se procederá a la recepción definitiva y para el caso de bienes a la entrada en almacén para fines de inventario.
Almacén y suministro remitirá el conduce de recepción, la entrada de almacén y la factura a la Dirección Administrativa y Financiera o su equivalente para fines de pago.
Si las obras, bienes o servicios no son recibidos conforme a lo establecido en los Pliegos de Condiciones Específicas, el contrato u orden de compra o de servicio, se procederá a la devolución de los bienes y a la notificación de no conformidad con los servicios recibidos o las obra ejecutadas, a la corrección de las entregas o a la ejecución de las garantías según corresponda, de acuerdo al procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones Especificas.
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