Las oficialias del Estado Civil, de acuerdo con la Ley núm. 4-23, son dependencias de la Junta Central Electoral instrumentación, registro y expedición de todas las actas del Estado Civil, las cuales se encuentran bajo la supervisión directa de la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil.

En el Distrito Nacional, en cada municipio y en los distritos municipales, habrá una o más oficialias del Estado Civil, conforme disposición del Pleno de la Junta Central Electoral.

El Pleno de la Junta Central Electoral podrá disponer el ordenamiento numérico secuencial de las oficialias del Estado Civil del Distrito Nacional y la provincia Santo Domingo, conforme a la división de los limites territoriales establecidos en la Ley No.163-01, del 16 de octubre de 2001, que crea la provincia de Santo Domingo, y modifica los artículos 1 y 2 de la Ley No.5220, sobre División Territorial de la República Dominicana.

Conformación de las Oficialías del Estado Civil

Las oficialias del Estado Civil estarán conformadas por un oficial del Estado Civil, un número de suplentes y personal auxiliar determinados, según las necesidades del servicio y un asistente administrativo (a), cuyas funciones serán reglamentadas por el Pleno de la Junta Central Electoral.

Oficial del Estado Civil o su suplente

El oficial del Estado Civil es la persona competente que se encarga de las funciones de recibir e instrumentar todo acto concerniente al Estado Civil, expedir los extractos y certificados de los actos relativos al Estado civil; además de velar por el buen desarrollo de los servicios brindados en la oficialía y delegaciones a su cargo.

Requisitos para optar por el cargo de oficial del Estado Civil o su suplente. Para ser oficial del Estado Civil o su suplente, se deberá cumplir con los requisitos siguientes:

1) Ser dominicano o dominicana.

2) Tener 25 años de edad.

3) Ser licenciado o doctor en Derecho.

4) No haber sido condenado a pena aflictiva o infamante.

5) Cualquier otro requisito que el Pleno de la Junta Central Electoral entienda pertinente incorporar.

Los oficiales del estado civil designados deberán cumplir con un programa de capacitación antes de ocupar sus funciones.

Atribuciones del oficial del Estado Civil o su suplente

El Oficial del Estado Civil tiene las atribuciones siguientes:

1) Recibir y registrar todo acto concerniente al Estado Civil de las personas.

2) Expedir copias de las actas del Estado Civil y de cualquier otro.

Ley Orgánica de los Actos del Estado Civil, documento que se encuentre bajo su responsabilidad.

3) Dar fiel cumplimiento a esta ley y a todas las disposiciones administrativas, técnicas y legales emanadas por el Pleno de la Junta Central Electoral.

4) Ejecutar oportunamente las decisiones judiciales que han adquirido la autoridad de la cosa irrevocablemente juzgada y las instrucciones impartidas por la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil.

5) Cualquier otra función que por la naturaleza de su cargo le sean asignadas.

Impedimentos y prohibiciones

En el ejercicio de sus funciones, el oficial del Estado Civil o su suplente deberán acogerse a las incompatibilidades y prohibiciones siguientes:

1) No podrá dedicarse al activismo politico.

2) No podrá instrumentar los actos del Estado Civil que se refieran a su persona o parientes hasta el cuarto grado inclusive y de sus afines hasta el tercer grado, debiendo, en estos casos, ser registrados por sus suplentes;

3) No podrá insertar en los registros, sea por vía de anotación o por cualquier otra indicación, sino aquello que está determinado por disposiciones emanadas por el Pleno de la Junta Central Electoral, la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil o por la ley.

Jurisdicción de los oficiales del Estado Civil

Los oficiales del Estado Civil podrán actuar fuera de los límites de su jurisdicción en aquellos casos en que sean debidamente autorizados por la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil.

Reglas de competencia

La competencia de los oficiales del Estado Civil para realizar los registros estará sujeta a las siguientes reglas:

1) El registro se podrá efectuar en la Oficialia del Estado Civil del lugar en que se produzcan los hechos o actos sujetos a inscripción.

2) Los ciudadanos (as) podrán solicitar por medios electrónicos, en cualquiera de las oficialias del Estado Civil ubicada en el territorio nacional y en las oficinas equivalentes en el extranjero, el acceso a la información contenida en el mismo.

Suplentes. Los suplentes en funciones de oficiales del Estado Civil, así como todo el personal auxiliar que integran la oficialia, estarán sujetos y actuarán bajo la coordinación del oficial del Estado Civil, en quien descansa la responsabilidad y administración de la oficialia.

Atribuciones de los suplentes. Las tareas y responsabilidades de los suplentes serán definidas conforme a las necesidades y requerimientos propios de los servicios ofrecidos en la Oficialia del Estado Civil, la cual deberá cumplir las resoluciones y disposiciones emanadas del Pleno de la Junta Central Electoral y la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil.

Asistente administrativo

El asistente administrativo es el soporte del oficial del Estado Civil en lo relativo a la administración de los recursos financieros, gestión de personal, control administrativo de los insumos, mobiliarios, equipos e infraestructura y para la asistencia ciudadana y cualquier otro requerimiento que le asigne el oficial del Estado Civil o su suplente y la Dirección Nacional de Registro del Estado Civil.

Delegaciones de oficialías

Las oficialias del Estado Civil tendrán bajo su responsabilidad oficinas dedicadas al registro de nacimiento y defunciones ubicadas en centros de salud y cementerios que funcionan en el territorio nacional.

Composición de las delegaciones de oficialias

Funcionarán de oficinas adscritas a la Oficialía del Estado Civil circunscripción correspondiente, las cuales estarán conformadas por un personal de apoyo, que tendrá facultad para registrar y expedir las actas del Estado Civil, cuyas firmas podrán ser electrónicas o digitales.

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